Zespół Placówek Oświatowych w Kościelcu Biuletyn Informacji Publicznej

Regulamin  przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków

w  Zespole Placówek Oświatowych w Kościelcu

Podstawa prawna:

1. 1.         Ustawa z dn. 14 czerwca 1960 r.- Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz.U.                  z 2018 r. poz. 2096 ).
2. 2.         Rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków  (Dz.U. z 2002 r., Nr 5, poz.46).

Rozdział I

Przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wniosków

§ 1. 1. Wnoszący skargi i wnioski przyjmowani są przez:

1)     Dyrektora szkoły – we wtorek w godzinach od 10ºº do 12ºº, w środę w godzinach od 11ºº do 12ºº ;

2)     pracowników wyznaczonych  przez dyrektora szkoły – codziennie
w godzinach pracy (sekretarz szkoły).

2. Skargi mogą być wnoszone:

1)     pisemnie;

2)     telefonicznie;

3)     telefaksem;

4)     pocztą elektroniczną;

5)     ustnie do protokołu .

1. Pracownik przyjmujący skargę/ wniosek potwierdzania złożenie skargi/wniosku, jeżeli osoba je wnosząca zażada potwierdzenia.
2. Pracownik przyjmujący skargę/ wniosek obowiązany jest przekazać ją niezwłocznie Dyrektorowi.
3. W szkole prowadzi się Rejestr skarg i wniosków wg wzoru. Rejestr skarg                     i wniosków przechowuje się w sekretariacie szkoły. Rejestr skarg i wniosków posiada następujące rubryki:

1)     liczba porządkowa;

2)     data wpływu skargi/wniosku;

3)     data rejestrowania skargi/wniosku;

4)     adres osoby lub instytucji wnoszącej skargę/wniosek;

5)     informacja na temat, czego dotyczy skarga/wniosek;

6)     termin załatwienia skargi/wniosku;

7)     imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi/wniosku;

8)     data rozpatrzenia;

9)     krótka informacja o sposobie załatwiania sprawy.

1. Do rejestru wpisuje się także skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego – anonimy.
2. Do rejestru nie wpisuje się pism skierowanych do wiadomości szkoły.
3. Skargi i wnioski przekazane przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne oraz organizacje społeczne podlegają rozpatrzeniu i załatwieniu w takim samym trybie, jak skargi    i wnioski osób fizycznych i prawnych.

Rozdział II

Kwalifikowanie skarg i wniosków

§ 2. 1. Kwalifikowania spraw jako skargi lub wnioski dokonuje Dyrektor.

1. Każda sprawa zakwalifikowana przez Dyrektora jako skarga lub wniosek wpisywana jest do rejestru skarg i wniosków.
2. Jeśli z treści skargi lub wniosku nie można ustalić ich przedmiotu, Dyrektor wzywa wnoszącego o wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.
3. Skargi/wnioski, które nie należą do kompetencji szkoły, należy zarejestrować,                       a następnie pismem przewodnim w terminie 7 dni przesłać zgodnie z właściwością, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego albo zwrócić mu sprawę wskazując właściwy organ, kopię pisma zostawić w dokumentacji szkoły.
4. Skargi/wnioski, które dotyczą kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, należy zarejestrować a następnie pismem przewodnim przesłać w terminie 7 dni właściwym organom zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego, a kopie zostawić                        w dokumentacji szkoły.
5. Skargi/wnioski anonimowe po dokonaniu rejestracji pozostają bez rozpoznania.
6. Dyrektor może informacje zawarte w anonimowej skardze/wniosku wykorzystać                     w ramach pełnionego nadzoru pedagogicznego.
7. Skargi i wnioski przekazane przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne oraz organizacje społeczne podlegają rozpatrzeniu i załatwieniu w takim samym trybie, jak skargi    i wnioski osób fizycznych i prawnych.

Rozdział III

Rozpatrywanie skarg i wniosków

§ 3. 1. Pracownik upoważniony do rozpatrywania skarg/wniosków jest zobowiązany przestrzegać następującej kolejności działań:

1)     przyjęcie, kwalifikowanie i rejestracja skargi/wniosku;

2)     analiza treści skargi/wniosku;

3)     określenie i wyszczególninie zarzutów;

4)     w przypadku, gdy z treści skargi/wniosku nie można ustalić jej przedmiotu – wezwać skarżącego do złożenia wyjaśnienia lub uzupełnienia w terminie 7 dni od daty otrzymania wezwania z jednoczesnym pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi/wniosku bez rozpoznania;

5)     przeanalizowanie zarzutów w aspekcie prawnym;

6)     zaplanowanie trybu działań / czynności postępowania wyjaśniającego,  w tym:

a)    ustalenie źródeł informacji, trybu i form ich zbierania,

b)    ustalenie wykazu dokumentów przewidzianych do kontroli, badania,

c)    przygotowanie narzędzi wspomagających wyjaśnienie sprawy, np. ankiet, listy pytań, kwestionariusza wywiadu, arkusza diagnostycznego, itp.,

7)     w przypadku braku możliwości załatwienia skargi/wniosku w określonym terminie przygotować zawiadomienie o przedłużeniu okresu rozpatrywania skargi/wniosku wraz
z podaniem przyczyny i planowanego terminu zakończenia;

8)     analiza zebranych materiałów w postępowaniu wyjaśniającym, ustalenie stanu faktycznego, odniesienie się do stanu prawnego i zasadności zarzutów;

9)     opracowanie projektu odpowiedzi na skargę/ wniosek;

10)   sformułowanie wniosków do dalszej pracy celem poprawy wskazanego obszaru pracy szkoły, w przypadku, gdy skarga / wniosek były zasadne.

§ 4. 1. Z wyjaśnienia skargi/wniosku sporządza się następują dokumentację:

1)     oryginał skargi/wniosku;

2)     notatkę służbową informującą o sposobie załatwienia skargi/wniosku i wynikach  postępowania wyjaśniającego;

3)     materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśniania skargi/wniosku;

4)     odpowiedź do skarżącego, w której został powiadomiony o sposobie rozstrzygnięcia sprawy wraz z urzędowo potwierdzonym jej wysłaniem;

5)     inne pisma, jeśli sprawa tego wymaga.

1. Zawiadomienie o załatwieniu wniosku/skargi zawiera:

1)     oznaczenie organu, od którego pochodzi;

2)     wyczerpującą informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów/wniosków zawartych w skardze/wniosku;

3)     podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby upoważnionej do załatwienia skargi/ wniosku, a w przypadku, gdy zawiadomienie sporządzone zostało
w formie dokumentu elektronicznego odpowiedź opatruje się bezpiecznym podpisem elektronicznym;

4)     zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi/ wniosku powinno zawierać oprócz zapisów, jak w puntach 1-3, uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie o treści art. 239 § 1 kpa.

1. W  przypadku, gdy skarga, w wyniku jej rozpatrzenia została uznana za bezzasadną i jej bezzasadność wykazano w odpowiedzi na skargę (chodzi oczywiście o pierwszą skargę), a skarżący ponowił skargę bez wskazania nowych okoliczności, organ właściwy do rozpatrzenia tej skargi może podtrzymać swoje poprzednie stanowisko z odpowiednia adnotacją w aktach sprawy – bez zawiadamiania skarżącego.
2. Pełna dokumentacja po zakończeniu sprawy przechowywana jest w sekretariacie szkoły.

Rozdział IV

Terminy rozpatrywania skarg i wniosków

§ 5. 1.  Skargę/wniosek rozpatruje się bez zbędnej zwłoki.

1. Skargę/wniosek rozpatruje się:

1)     do czternastu dni, gdy skargę wnosi poseł na Sejm, senator lub radny;

2)     do miesiąca, gdy wszczyna się postępowanie wyjaśniające;

3)     do dwóch miesięcy gdy sprawa jest szczególnie skomplikowana, po wcześniejszym  powiadomieniu wnioskodawcy lub skarżącego.

1.  Do siedmiu dni należy:

1)     przesłać skargę/wniosek do właściwego organu z powiadomieniem wnoszącego lub zwrócić ją wnoszącemu ze wskazaniem właściwego organu, jeżeli skarga/wniosek została skierowana do niewłaściwego organu;

2)     przesłać skargę/wniosek do wnoszącego z odpowiednim wyjaśnieniem, jeżeli trudno jest ustalić właściwy organ lub gdy właściwy jest organ wymiaru sprawiedliwości;

3)     przesłać odpisy skargi/wniosku do właściwych organów z powiadomieniem wnoszącego, jeżeli sprawy w nich poruszane dotyczą różnych organów;

4)     przesłać informację do wnoszącego o przesunięciu terminu załatwienia skargi/wniosku
z podaniem powodów tego przesunięcia;

5)     zwrócić się z prośbą do osoby wnoszącej o przesłanie dodatkowych informacji dotyczących skargi/wniosku;

6)     udzielić odpowiedzi w przypadku ponowienia skargi/wniosku, w której brak jest wskazania nowych okoliczności sprawy.

1. W razie niezałatwienia skargi/ wniosku w terminie stronie służy zażalenie do organu administracji publicznej wyższego stopnia.

                                                                                                                                     Dyrektor

Zespołu Placówek Oświatowych w Kościelcu